A. Intérêt de la gestion locative
Initialement, nous avons développé la gestion locative à la demande de propriétaires qui étaient eux-mêmes expatriés ou habitaient en province et ne pouvaient donc gérer eux-mêmes leur location.
Cette offre a également intéressé les investisseurs disposant d'un parc important et pour qui la gestion locative s'avère trop chronophage.
Par ailleurs, les clients corporates ont tendance à privilégier les appartements gérés par des professionnels au moment de leurs choix car ils ont la garantie d'avoir en face d'eux des professionnels agissant dans le cadre de la loi, anglophones et réactifs en cas de problème.
B. Périmètre de l'offre
Le terme "gestion locative" peut recouvrir un périmètre très varié d'activités, en fonction des agences et des administrateurs de biens.
Notre optique : pour la pérennité et la bonne conservation de l’actif, ainsi que pour assurer un taux de remplissage élevé,
il faut avoir une "gestion interventionniste" : conserver la maitrise de l’appartement, savoir ce qui s’y passe pour réagir au plus vite et anticiper les remises en location.
En conséquence, nous avons mis en pl
ace une gestion rapprochée et réactive.
Nous intervenons fréquemment, directement ou en accompagnement d’artisans.
Nous sommes le point de contact unique des locataires pour toutes les questions concernant l’appartement.
Nos équipes « portent » en conséquence des portefeuilles d’appartements en gestion beaucoup plus légers que chez des administrateurs de biens classiques (jusqu’à 70 appartements en gestion chez nous contre 200-300 pour les grands administrateurs).
Les 2 grands éléments que nous traitons dans le cadre de la gestion locative sont la gestion des flux financiers (1.) et la gestion opérationnelle (2.)
1. Gestion des flux financiers
Il s'agit d'émettre les appels de loyer, d'encaisser les loyers, de procéder aux éventuelles relances, et de reverser leurs loyers aux propriétaires.
Une grande partie est automatisable avec des logiciels spécialisés, mais le suivi et les relances sont, par nature, manuels.
Dans le cas de la location à de grandes sociétés, il n'y a pas d'impayé, mais il est faut parfois déployer des efforts significatifs pour la mise en place du paiement automatique, car certaines sociétés ont des processus de paiement complexes.
Il s'agit alors d'identifier le bon interlocuteur au sein du département comptabilité et d'adapter au besoin les documents d'appels de loyer et surtout de bien appréhender les cycles et dates de facturation afin d'être payé dans les temps.
Nous pouvons nous occuper également du paiement de factures pour le propriétaire.
Il peut s'agit de factures d'artisan (plombier, électricien...), de petites dépenses d'amélioration ou de fonctionnement (achat de nouveaux draps, remplacement d'abatant de WC), ou encore du paiement d'appels de charges du syndic.
Nous ne sommes jamais les décisionnaires d'une dépense.
Par ailleurs, toutes les dépenses doivent être parfaitement enregistrées comptablement afin d'être correctement prises en compte au moment de la déclaration des revenus locatifs (déductibilité des charges).
Chaque année, en vue des déclarations de revenus de mai / juin, nous préparons document récapitulant les revenus locatifs et charges dont nous avons connaissance.
2. Gestion opérationnelle
Contrairement à la gestion des flux financiers, les aspects opérationnels nécessitent de nombreux déplacements, et ce en particulier dans l'optique qui est la nôtre d'un suivi rigoureux. C'est cet aspect logistique qui rend la gestion locative onéreuse, mais qui en fait également tout son intérêt pour le propriétaire, qui "achète" véritablement une assurance sur son temps et sur la protection de son actif.
En tant que gestionnaire, nous réalisons les états des lieux et inventaires à l'entrée et à la sortie.
Nous attachons un grand soin à la réalisation des états des lieux et prenons les photos nécessaires, que nous mettons à disposition des propriétaires via internet.
Dans la foulée de l'état des lieux, il y a souvent une liste de tâches à réaliser : l'état des lieux permet de constater qu'un placard ferme mal, qu'une prise est défectueuse, qu'une ampoule est à changer, etc. Nous nous chargeons alors de ces tâches, en accord avec le propriétaire.
Le locataire a également très souvent des questions pendant les premières semaines de la location : il peut avoir oublié comment fonctionne la plaque de cuisson, s'interroge sur le fonctionnement de la télé, demande un bouquet de chaînes supplémentaires, etc.
Nous lui apportons des réponses et notre aide, nous substituant ainsi au propriétaire. Nous ne sollicitons le propriétaire que si nécessaire (ex: valider une dépense).
Au cours de la location, de nombreux événements peuvent survenir. Certains sont de la responsabilité du locataire, d'autres sont de la responsabilité du propriétaire, conformément à la loi en vigueur.
Dans tous les cas, le locataire appelle notre service de gestion locative, et nous lui répondons.
Si le problème est de la responsabilité du locataire (ex : douche bouchée, mécanisme de chasse-d'eau défectueux), nous lui indiquons que la réparation lui incombe (conformément au bail qu'il a signé), vous tenons informés et l'orientons vers l'artisan qui convient.
Cette règle est à nuancer du fait que les locataires sont rarement francophones et qu'ils requièrent donc une forme d'assistance poussée dans certains cas, même sur des problèmes qui relèvent de leur responsabilté.
Si le problème est de la responsabilité du propriétaire, nous vous en informons et nous chargeons de sa résolution (ex : changement de ballon d'eau chaude). Si nécessaire, nous faisons réaliser des devis, vous les soumettons, et puis faisons réaliser les réparations après accord.
Il y a également des cas où établir la responsabilité est difficile. De toute façon, notre intervention est requise. Il s'agit en particulier des dégâts des 
eaux, qui sont très fréquents à Paris.
Trop souvent, il est difficile de détecter d'où vient la fuite.
Selon son origine, la responsabilité en incombera soit à l'assurance du locataire (ex: fuite sur joint de robinet de WC), soit à celle du propriétaire (ex: fuite endommageant meuble de salle de bain fixé au mur), l'établissement des responsabilités faisant l'objet de conventions très précises entre assureurs.
Dans tous les cas, il est nécessaire d'intervenir sans délai afin d'éviter ou limiter au maximum les dégâts.
Une fois la cause de la fuite résolue, nous nous occupons des déclarations aux assurances (bien souvent aussi dans le cas où c'est l'assurance du locataire qu'il faut faire jouer, car rares sont les assureurs parlant anglais, et par ailleurs tous les documents sont en français).
Selon l'étendue des dégâts, les assureurs envoient des experts évaluer le montant des réparations. Nous sommes alors présents s'il s'agit de la responsabilité du propriétaire.
De même, lorsque les peintres ou artisans viennent, nous nous déplaçons pour les accueillir si le sinistre était de la responsabilité du propriétaire.
En résumé, nous prenons en charge tous les aspects de la location, à l'exception des réunions de copropriété auxquelles nous n'assistons pas.
C. Frais de gestion locative
Les frais de gestion locative sont dégressifs en fonction du montant du loyer et du niveau de soucis anticipés.
Ils sont compris entre 10% et 5% HT des loyers encaissés.
A la manière d'un assureur, nous savons que certains immeubles, de par leur âge et / ou leur niveau visible d’entretien, sont plus susceptibles de générer des soucis que la moyenne.
Nous prenons en compte la complexité inhérente de gestion due à des facteurs tels que :
- La présence d'une chaudière individuelle. Le taux est plus élevé s'il y a une chaudière, pour tenir compte de la maintenance et du ramonage annuels, ainsi que des problèmes récurrents au redémarrage des chaudières entre 2 locations.
- La présence d'internet. Lorsqu'un appartement est loué avec un abonnement internet, nous devenons la hotline du locataire pour tous les problèmes de débit internet, de wifi, de télévision, de téléphone. Il nous faut également faire un suivi des dépenses hors-forfait. Nous recommandons systématiquement de louer sans internet. Sur des durées de 12 mois cela ne pose jamais de problème. Par ailleurs, la plupart des expatriés sont accompagnés par une agence de relocation qui a entre autre la charge de lui ouvrir un compte en banque, de souscrire les abonnements gaz/électricité et si besoin l'abonnement internet.
- L'existence d'autres problèmes variés. Si un dégât des eaux vient d'avoir lieu, il y a de bonnes chances qu'un autre survienne dans les 2 ans (constaté par expérience). Si des travaux sont prévus dans la copropriété (ex : changement de colonne, ascenseur, etc), des problèmes avec le locataire sont susceptibles de survenir.